10 आपके ओवरलोड किए गए ईमेल इनबॉक्स के शीर्ष पर पहुंचने के तरीके

10 आपके ओवरलोड किए गए ईमेल इनबॉक्स के शीर्ष पर पहुंचने के तरीके

shutterstock.com

हम में से अधिकांश ईमेल के आदी हैं। कुछ अनुमान कहते हैं हम प्रत्येक सप्ताह के दिन में ढाई घंटे खर्च करते हैं।

हाल के वर्षों में सोशल मीडिया के विस्फोट के बावजूद, ईमेल गिरावट पर नहीं है। सर्वेक्षण का अनुमान है कि प्रत्येक दिन भेजे गए ईमेल की संख्या 246 में 2019 अरब हो जाएगी (205 में 2015 अरब से ऊपर)। तथा सबूत है वह ईमेल युवाओं की रक्षा जितना अधिक था, जब वहां पहली बार आविष्कार किया गया था।

आपको लगता है कि हम सभी लंबे और कठिन काम कर रहे हैं। उसमें कुछ सच्चाई है। लेकिन अधिक सामान्य के साथ इनबॉक्स ओवरलोड से निपटने के हमारे प्रयासों से ईमेल उपयोग के उदय को भी समझाया जा सकता है डिजिटल लत का उदय। ईमेल अब हमारे डेस्कटॉप और लैपटॉप कंप्यूटरों का संरक्षण नहीं है और हम में से अधिकांश अब अपने स्मार्टफोन और टैबलेट पर पहुंचते हैं, अक्सर हमारे अपने बिस्तरों के आराम में।

हम ईमेल को जल्दी से जवाब देते हैं, जो बताता है कि हम लगातार उन्हें जांच रहे हैं और बाल्टी को खाली करने की कोशिश कर रहे हैं, भले ही यह फिर से भर जाए। आखिर में हमारे इनबॉक्सों पर निपुणता हासिल करने के लिए हमें मूल कारणों से निपटना होगा, न केवल उन लक्षणों से जो अक्सर भड़कते हैं।

आखिरकार अपने अराजक इनबॉक्स पर नियंत्रण पाने के दस तरीके हैं।

1। एक सरोगेट चैट सेवा के रूप में ईमेल का उपयोग बंद करो

ईमेल वास्तव में Quickfire बातचीत के लिए डिज़ाइन नहीं किया गया है। यह थका हुआ, विस्तारित बातचीत के माध्यम से छेड़छाड़ करने में समय लगता है जो अव्यवस्था इनबॉक्स। वैकल्पिक, बेहतर उपयुक्त तरीकों का प्रयोग करें। और, आदर्श रूप से, चीजों को आमने-सामने या फ़ोन को पहली जगह हल करें।

2। दोहराना संदेश से सावधान रहें

इसे की समस्या के रूप में जाना जाता है "संदेश प्रतिकृति"। एक टेक्स्ट संदेश आता है: "मैं बस जांच रहा हूं कि आपको मेरा ईमेल मिला"। फोन बजता है: "मैंने अभी आपको एक ईमेल भेजा है"।

कई लोग अभी भी वस्तुतः सहमत निर्णयों पर भरोसा नहीं करते हैं। संदेश और ईमेलिंग द्वारा बहुत से निर्णय पूरी तरह से विश्वास नहीं किए जाते हैं और हम संदेश प्रतिकृति के पदानुक्रम के साथ समाप्त होते हैं। सोशल मीडिया संदेशों की पुष्टि करने के लिए ग्रंथ, ग्रंथों की पुष्टि करने के लिए ईमेल, ईमेल की पुष्टि करने के लिए फोन कॉल, और फोन कॉल की पुष्टि करने के लिए आमने-सामने बैठकों।

यह ओवरलैप बहुत समय लेने वाला और संभावित रूप से भ्रमित है। औपचारिक निर्णय लेने के लिए ईमेल एक महान जगह नहीं है। मीटिंग रूम जहां हम असली इंसान के रूप में मिलते हैं, अभी भी कई लोगों के लिए सबसे प्रभावशाली जगह है।

3। आपका ईमेल बगीचा खरपतवार

एक अव्यवस्थित इनबॉक्स एक खरगोश के साथ उगने वाले बगीचे की तरह है। यह लंबे समय तक क्लटरिंग संदेशों को हटाने के लिए नियमित समय बिताने के लिए भुगतान करता है।

एक सरल और प्रभावी युक्ति खोज फ़ंक्शन का उपयोग करना और "सदस्यता समाप्त करें" शब्द की खोज करना है। यह एक आश्चर्यजनक रूप से उच्च समाचार पत्रों को फेंक देगा जिनके पास आपकी सदस्यता लेने की कोई याद नहीं है।

यहां तक ​​कि पोस्ट-GDPR, आपको सचमुच सैकड़ों अवांछित ईमेल मिल सकते हैं। प्रत्येक के माध्यम से जाओ और सदस्यता छोड़ें। लंबी अवधि के लाभ के लिए यह अल्पावधि दर्द का मामला होगा।

4। बुद्धिमानी से स्पैम फ़ोल्डर का प्रयोग करें

हाल के वर्षों में स्पैम ईमेल की स्वचालित पहचान बेहतर हो गई है। लेकिन वे अभी भी हमारे इनबॉक्स में रेंगते हैं। यह ईमेल खरपतवार का एक और आसान तरीका है। अपने स्पैम फ़ोल्डर को उन संदिग्ध मेलों को रखकर और भी बेहतर बनने के लिए शिक्षित करने का समय है। अनावश्यक रूप से रखे गए किसी भी वैध ईमेल को हटाने के लिए अपने स्पैम फ़ोल्डर को भी देखें।

5। दोस्तों और सहयोगियों से आपको ईमेल करने से रोकने के लिए कहें

शर्मिंदा मत बनो। शायद सामंजस्यपूर्ण हो। ईमेल अधिभार का एक अन्य कारण आपके निकटतम लोगों से अवांछित ईमेल है। विनम्रता से अन्य लोगों से आपको ईमेल भेजने से रोकने के लिए तैयार रहें जो एक बैठक में, फ़ोन पर या एक टेक्स्ट संदेश के रूप में बेहतर साझा किया जाएगा।

6। अपने अनुरोधों को सरल रखें

अधिक जटिल ईमेल न भेजें। यदि आप पांच चीजों के लिए पूछते हैं, तो बहुत से लोग आपकी सूची में आखिरी चीज़ को ठीक से जवाब देते हैं। यह बस अन्य चार वस्तुओं की तलाश में और ईमेल उत्पन्न करता है।

7। सुनिश्चित करें कि आपके उत्तरों व्यापक हैं

आपके द्वारा प्राप्त ईमेल में सबकुछ का उत्तर दें। ऐसा नहीं करना सिर्फ उन ईमेल की तलाश करता है जो आपने जवाब नहीं दिया है।

8। केवल सेट समय पर अपना ईमेल जांचें

वहाँ है बढ़ती सबूत अगर हम दिन में केवल कुछ बार ईमेल की जांच करते हैं और प्रतिक्रिया देते हैं तो हम अधिक उत्पादक (और कम तनावग्रस्त) होते हैं। यह एक मिथक है कि हमें मिनट में संपर्क में रहना होगा। और, यदि आपको ऐसा करना है, तो ईमेल सबसे अच्छी विधि नहीं है। तत्काल संदेश का एक रूप प्रयोग करें।

9। ईमेल बॉडी के भीतर अपने विषय शीर्षक को दोहराएं

आप सोच सकते हैं कि दो बार लिखना प्रयास की बर्बादी है। ईमेल के साथ ऐसा नहीं है। अपनी ईमेल विषय पंक्ति में एक छोटा सारांश (15 शब्द अधिकतम) के रूप में आपका ईमेल क्या मांग रहा है और फिर उसी ईमेल के साथ अपना ईमेल समाप्त करें। इसे स्पष्ट रूप से कहकर और दो बार पूर्ण और उचित उत्तर प्राप्त करने की संभावना बढ़ जाती है, साथ ही अनुरोधों का उचित उत्तर देने की संभावना बढ़ जाती है।

10। ईमेल को पूरी तरह से छोड़ दें

लोगों और संगठनों के उदाहरणों की संख्या पूरी तरह से ईमेल का उपयोग बंद कर दिया और इस्तेमाल किया अन्य संचार तरीकों, बढ़ता जा रहा है (हालांकि यह लंबे समय तक चलने वाले अवशेषों में कैसे खेलेंगे)। फिर भी ईमेल देने से आपको कम तनाव और अधिक उत्पादक बना सकते हैं। अन्य संचार विधियां अक्सर अधिक तरल पदार्थ होती हैं। यह वास्तव में संभव है। इसे एक सप्ताह के लिए आज़माएं।

वार्तालापकुछ, या इन सभी युक्तियों को आज़माएं। कभी-कभी उन चीज़ों को जिन्हें हम सबसे ज्यादा लेते हैं वे बहुत ही चीजें हैं जो हमें सबसे बड़ी समस्याएं पैदा करती हैं।

के बारे में लेखक

इनोवेशन मैनेजमेंट में सीनियर रिसर्चर पॉल लेवी, ब्राइटन विश्वविद्यालय

यह आलेख मूलतः पर प्रकाशित हुआ था वार्तालाप। को पढ़िए मूल लेख.

संबंधित पुस्तकें

{amazonWS: searchindex = पुस्तकें; कीवर्ड्स = ईमेल प्रबंधन; मैक्समूलस = एक्सएनयूएमएक्स}

enafarzh-CNzh-TWnltlfifrdehiiditjakomsnofaptruessvtrvi

InnerSelf पर का पालन करें

फेसबुक आइकनट्विटर आइकनआरएसएस आइकन

ईमेल से नवीनतम प्राप्त करें

{Emailcloak = बंद}

इनर्सल्फ़ आवाज

सूचना चिकित्सा: स्वास्थ्य और चिकित्सा में नया प्रतिमान
सूचना चिकित्सा स्वास्थ्य और हीलिंग में नया प्रतिमान है
by एरविन लेज़्लो और पियर मारियो बियावा, एमडी।
बिना शर्त के प्यार का चुनाव: दुनिया को बिना शर्त प्यार की जरूरत है
बिना शर्त के प्यार का चुनाव: दुनिया को बिना शर्त प्यार की जरूरत है
by एलीन कैडी एमबीई और डेविड अर्ल प्लैट्स, पीएचडी।

सबसे ज़्यादा पढ़ा हुआ