ईमेल के 10 नियम जो आपके तनाव के स्तर को कम करेंगे

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ईमेल और स्मार्ट फोन तनावपूर्ण हो सकते हैं। शिक्षाविद इसे निरंतर कार्य कनेक्शन कह रहे हैं "Technostress"। नतीजतन, कई यूरोपीय देश अब कर्मचारियों की पेशकश कर रहे हैं "डिस्कनेक्ट करने का अधिकार".

जिस तरह से ईमेल का उपयोग किया जाता है वह जटिल है, इसे केवल "अच्छा" या "बुरा" के रूप में लेबल नहीं किया जा सकता है और अनुसंधान से पता चलता है व्यक्तित्व, लोगों के काम के प्रकार और उनके लक्ष्य ईमेल पर प्रतिक्रिया करने के तरीके को प्रभावित कर सकते हैं।

ईमेल के उपयोग के साथ अच्छा अभ्यास सिर्फ भेजे गए ईमेल की मात्रा को सीमित करना नहीं है, बल्कि संचार की गुणवत्ता में सुधार करना है।

यहाँ काम पर ईमेल के तनाव को कम करने के लिए दस सुझाव दिए गए हैं:

1। विषय पंक्ति को ठीक से समझें

स्पष्ट और कार्रवाई योग्य विषय रेखाओं का उपयोग करें।

विषय पंक्ति को ठीक उसी तरह से संवाद करना चाहिए जो ईमेल छह से दस शब्दों में होता है, जिससे प्राप्तकर्ता को ईमेल को बिना खोले भी प्राथमिकता दी जा सके। मोबाइल उपकरणों पर, कई लोग केवल विषय पंक्ति के पहले 30 वर्ण देखते हैं। इसलिए इसे छोटा रखें। लेकिन यह वर्णन करने के लिए पर्याप्त है कि केवल विषय पंक्ति से ईमेल के बारे में क्या विचार है।

2। अपने आप से पूछें: क्या सही माध्यम ईमेल है?

क्या आप एक ही ऑफिस में हैं? क्या आप उस व्यक्ति के पास जाकर बोल सकते हैं? क्या आप फोन कर सकते हैं? अक्सर संचार के इन अन्य रूपों में ईमेल के अक्षम आगे और पीछे से बच सकते हैं।

इंस्टेंट मैसेजिंग और वीडियो कॉलिंग प्लेटफॉर्म जैसे सुस्त तथा स्काइप त्वरित आंतरिक बैक और मैसेजिंग के लिए अधिक उपयुक्त हो सकता है। इसके अलावा, याद रखें कि नीचे दी गई अधिकांश सलाह सभी प्रकार के इलेक्ट्रॉनिक संचार पर लागू होती है।

3। कार्यालय समय से बाहर ईमेल न करें

अनुसंधान से पता चला उस समय के बाहर के ईमेल से लोगों को काम के तनाव से उबरने में मुश्किल होती है।

कोशिश करें और अपने सामान्य कामकाजी घंटों के बाहर ईमेल भेजने या उत्तर देने से बचें।

प्रबंधन को उदाहरण के साथ नेतृत्व करना चाहिए और अपने कर्मचारियों से उनके सामान्य कामकाजी घंटों के बाहर संपर्क करने से बचना चाहिए। कुछ कार्यस्थल यहां तक ​​कि कर्मचारियों के लिए ईमेल एक्सेस को घंटों तक बंद करना। केवल आपातकालीन संपर्क के लिए एक बैकअप फोन प्रणाली रखते हुए इसे लागू करने पर विचार करें।

नई शोध यह भी दिखाया गया है कि 24- घंटे के संपर्क की अपेक्षा से कर्मचारी के स्वास्थ्य पर नकारात्मक प्रभाव पड़ सकता है।

4। देरी वितरण विकल्प का उपयोग करें

कुछ लोग अपने काम और परिवार के जीवन को एकीकृत करने की तरह और अक्सर अपने नौकरी के समय के दौरान घर से काम करना जारी रखते हैं। यदि आप इन लोगों में से एक हैं, या यदि आप समय क्षेत्र में काम करते हैं, तो देरी वितरण विकल्प का उपयोग करने पर विचार करें ताकि आपके ईमेल अगले कार्य दिवस तक न भेजें और अन्य लोगों के नौकरी के समय में हस्तक्षेप न करें।

5। इसे सकारात्मक रखें

ईमेल संचार की गुणवत्ता के बारे में सोचें। मात्र मात्रा नहीं। ईमेल के उपयोग में परिवर्तन भी भेजा जा रहा है की गुणवत्ता पर ध्यान देना चाहिए और प्राप्तकर्ता की भावनात्मक प्रतिक्रिया को ध्यान में रखना चाहिए।

शोध से पता चलता ईमेल के माध्यम से सूचित किए जाने पर संदेशों को आगे बढ़ाने और संदेशों को गलत तरीके से समझने के लिए बहुत आसान है। इसलिए, अगर यह बुरी खबर है, तो नियम #2 पर विचार करें: क्या सही माध्यम है?

6। 'नो ईमेल फ्राइडे' आजमाएँ

कंपनी संस्कृति को स्थानांतरित करने और लोगों को ईमेल के अलावा संचार के अन्य तरीकों के बारे में सोचने के लिए, प्रयास करें "कोई ईमेल शुक्रवार" हर महीने के पहले शुक्रवार को, या शायद हर हफ्ते। यह विशेषज्ञों की ओर से सुझाई गई एक पहल है नेशनल फोरम फॉर हेल्थ एंड वेलबीइंग एट वर्क, और व्यवसायों द्वारा उपयोग किया जा रहा है पूरे संसार में। कर्मचारियों को आमने-सामने की बैठकों की व्यवस्था करने या फोन लेने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है - या बस उस दिन उनके इनबॉक्स में पहले से मौजूद कई ईमेल के शीर्ष पर मिलता है।

7। अपनी प्राथमिकताएं ज्ञात करें

अनुसंधान से पता चला है न केवल बहुत अधिक बल्कि बहुत कम ईमेल विभिन्न लोगों की संचार प्राथमिकताओं के बीच एक बेमेल के कारण तनाव का कारण बन सकता है। कुछ लोगों को ईमेल किया जा सकता है और संचार के अन्य साधनों की तुलना में उच्च ईमेल यातायात के साथ बेहतर सामना करना पड़ सकता है। इन लोगों के लिए, उन्हें प्राप्त होने वाले ईमेल की मात्रा को कम करने से इससे अधिक तनाव हो सकता है।

इसलिए लोगों के व्यक्तिगत अंतरों पर विचार करें और अपना परिचय दें। अपनी पसंद की संपर्क वरीयताओं को अपने ईमेल हस्ताक्षर में जोड़ें चाहे वह ईमेल, पाठ या त्वरित संदेश या फ़ोन कॉल हो।

8। एक छुट्टी 'उछाल वापस' पर विचार करें

ईमेल का बैकलॉग जो सप्ताह में बनाता है, उनमें से एक प्रतीत होता है टेक्नोस्ट्रेस के सबसे आम तौर पर उल्लेखित स्रोत श्रमिकों के लिए। एक ऐसी प्रणाली स्थापित करने के बारे में सोचें जहां ईमेल भेजने वाले को वापस भेज दिया जाता है जब कोई छुट्टी पर होता है, तत्काल अनुरोधों के लिए वैकल्पिक संपर्क ईमेल के साथ। यह आपको एक प्रबंधनीय इनबॉक्स में वापस आने देगा।

9। एक अलग काम फोन है

इसे एकमात्र मोबाइल डिवाइस बनाएं जिस पर आप काम के ईमेल तक पहुंच सकते हैं, जो आपको काम के घंटों के बाद इसे बंद करने की स्वतंत्रता देता है। ईमेल बंद करने पर भी विचार करें "धक्का दें" (यह वह जगह है जहाँ आपका ईमेल सर्वर आपके फ़ोन पर सर्वर पर आने पर प्रत्येक नया ईमेल भेजता है) और इसके बजाय ईमेल के लिए एक नियमित शेड्यूल चुनें (जैसे कि प्रति घंटे एक बार) आपके फ़ोन पर वितरित होने के लिए (यह बैटरी जीवन भी बढ़ाता है)।

10। देर रात स्क्रीन समय से बचें

शोध से पता चलता देर रात स्मार्ट फोन का उपयोग हमारी नींद लेने की क्षमता को कम कर देता है और काम के बारे में निरंतर विचारों और तनाव की ओर जाता है। यह बदले में आपकी नींद की गुणवत्ता को कम करता है। अपने को बेहतर बनाने के लिए बिस्तर को फोन-फ्री ज़ोन बनाएं नींद स्वच्छता.वार्तालाप

लेखक के बारे में

रिकार्डो ट्वुमासी, संगठनात्मक मनोविज्ञान में व्याख्याता, मैनचेस्टर विश्वविद्यालय के; Cary कूपर, 50th की सालगिरह संगठनात्मक मनोविज्ञान और स्वास्थ्य के प्रोफेसर, मैनचेस्टर विश्वविद्यालय के, और लीना सिगल, पीएचडी शोधकर्ता, मैनचेस्टर विश्वविद्यालय के

इस लेख से पुन: प्रकाशित किया गया है वार्तालाप क्रिएटिव कॉमन्स लाइसेंस के तहत। को पढ़िए मूल लेख.

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