झटकेदार चेहरों के दो मुखौटे
छवि द्वारा गेरहार्ड 

"मैं ईमेल में विश्वास नहीं करता। मैं पुराने जमाने की लड़की हूं।
मुझे कॉल करना और फोन रखना पसंद है।" 
- सारा जेसिका पार्कर

1. ईमेल अक्सर अनौपचारिक संचार का साधन होता है।

इस प्रकार, आप "धन्यवाद" और "समझ गए" और "सहमत" जैसे संक्षिप्त, कुशल उत्तरों के साथ ईमेल पर खर्च किए गए समय की मात्रा को नाटकीय रूप से कम कर सकते हैं। जब भी संभव हो औपचारिकताओं से छुटकारा पाएं और दक्षता बढ़ाएं।

2. ब्लाइंड कार्बन कॉपी (बीसीसी) अक्सर निष्क्रिय-आक्रामक कायर का उपकरण होता है।

इस क्षेत्र में एक ईमेल पता शामिल करने से पहले, हमेशा अपने आप से पूछें कि आप इसका उपयोग क्यों कर रहे हैं। यदि आप किसी को चोट पहुँचाने या शर्मिंदा करने की कोशिश कर रहे हैं या कुछ छुपाने की कोशिश कर रहे हैं, तो उसे ठोक दें, झटका दें।

3. कभी भी किसी को अपना गुस्सा या निराशा व्यक्त करने के लिए लिखा हुआ ईमेल न भेजें।

उन भावनाओं को फोन पर या व्यक्तिगत रूप से बेहतर तरीके से व्यक्त किया जाता है, जहां ईमेल की निष्क्रिय-आक्रामक प्रकृति द्वारा अनावश्यक आक्रामकता और अत्यधिक कटुता को परिरक्षित नहीं किया जा सकता है। दूसरे शब्दों में, कायर मत बनो। परेशान हो तो फोन उठाओ।

4. नियम #3 का उल्लंघन करने के लिए कोई बहाना नहीं।

"मैंने वह गुस्सा ईमेल भेजा क्योंकि मैं खुद को लिखित रूप में बेहतर व्यक्त करता हूं और बोलने के लिए बहुत गुस्से में था" नियम # 3 का उल्लंघन करने का कोई बहाना नहीं है।


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5. अगर आपको गुस्से वाला ईमेल मिलता है, तो फोन उठाएं और तुरंत जवाब दें। जितना तेज़, उतना अच्छा।

एक निष्क्रिय-आक्रामक व्यक्ति को संभालने का सबसे अच्छा तरीका आक्रामक रूप से प्रत्यक्ष तरीके से होता है। क्रोधित ईमेल भेजने वाले ऐसे लोग होते हैं जो संघर्ष को अच्छी तरह से नहीं संभालते हैं और इसलिए तकनीक के पीछे छिप जाते हैं। तकनीकी पर्दे को पीछे हटाना उनके लिए असुविधाजनक होगा और अक्सर उन्हें उनकी स्थिति से गिरा देगा।

6. इन-बॉक्स शून्य आपका लक्ष्य होना चाहिए, यदि केवल उत्पादकता और दक्षता उद्देश्यों के लिए।

ईमेल को अपने इन-बॉक्स में छोड़ना आपको हर बार अपने मेल एप्लिकेशन तक पहुंचने के लिए इसे देखने के लिए मजबूर करता है, जिसमें समय और ऊर्जा लगती है। यह एक विशिष्ट पत्र या बिल खोजने के लिए हर दिन मेल के उसी बढ़ते ढेर के माध्यम से छानने के समान है। इन-बॉक्स ज़ीरो आने वाले ईमेल पर कार्रवाई करने के लिए आवश्यक समय को समाप्त कर देगा, उन्हें पहले से ही बहुत बड़े ढेर में न जोड़कर।

7. एक मेल एप्लिकेशन का उपयोग करें जो आपको एक समय निर्धारित करने की अनुमति देता है जब आप चाहते हैं कि कोई ईमेल आपके इन-बॉक्स में आए।

जब आप इसे प्राप्त करना चाहते हैं तो ईमेल को किसी ऐसी चीज़ में बदल दें जो आपको प्राप्त हो। जब मैं पढ़ने और जवाब देने की योजना बनाता हूं, तो मैं अक्सर आने वाले ईमेल को दिन के दौरान निर्दिष्ट समय के लिए पुनर्निर्धारित करता हूं, जिससे मेरा इन-बॉक्स खाली रहता है और नियम #6 के लाभों का आनंद लेता हूं।

अगर मुझे करों से संबंधित एक ईमेल प्राप्त होता है, तो मैं इसे 1 अप्रैल को अपने इन-बॉक्स में हिट करने के लिए पुनर्निर्धारित करता हूं। घंटों इस उम्मीद में कि मेरा एक सहकर्मी मेरे अनुरोध को मेरे द्वारा आवश्यक होने से पहले संभाल लेगा।

8. उन ईमेल का जवाब दें जिनमें जल्द से जल्द और हमेशा चौबीस घंटे के भीतर कार्रवाई की आवश्यकता होती है।

एक ईमेल का जवाब देने में विफल - भले ही आपकी प्रतिक्रिया "मैं कल आपके पास वापस आऊंगा" - एक ऐसे व्यक्ति की छवि को प्रोजेक्ट करता है जो अभिभूत, असंगठित और अक्षम है।

9. a चुनें विषय पंक्ति कि स्पष्ट रूप से ईमेल उद्देश्य की पहचान करता है।

अपने ईमेल के लिए विषय पंक्तियां चुनें जो आपके पाठकों को ईमेल को वास्तव में खोले बिना उसके सामान्य उद्देश्य की पहचान करने की अनुमति देगा और भविष्य में उस ईमेल को खोजने में आपकी सहायता करेगा।

कॉपीराइट 2022, मैथ्यू डिक्स। सर्वाधिकार सुरक्षित।
प्रकाशक की अनुमति के साथ पुनर्प्रकाशित, नई दुनिया लाइब्रेरी.

अनुच्छेद स्रोत:

किताब: किसी दिन आज है

किसी दिन आज है: अपने रचनात्मक जीवन को आगे बढ़ाने के लिए 22 सरल, क्रियात्मक तरीके
मैथ्यू डिक्स द्वारा

मैथ्यू डिक्स द्वारा किसी दिन आज का पुस्तक कवरक्या आप सपने देखने में अच्छे हैं कि आप "किसी दिन" क्या हासिल करने जा रहे हैं, लेकिन समय निकालने और शुरू करने में अच्छे नहीं हैं? आप वास्तव में यह निर्णय कैसे लेंगे और इसे कैसे करेंगे? इसका उत्तर यह पुस्तक है, जो आपके पूरे दिन के यादृच्छिक मिनटों को उत्पादकता की जेब में, और सपनों को उपलब्धियों में बदलने के लिए सिद्ध, व्यावहारिक और सरल तरीके प्रदान करती है।

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लेखक के बारे में

किसी दिन के लेखक मैथ्यू डिक्स की तस्वीर आज हैमैथ्यू डिक्स, एक बेस्टसेलिंग उपन्यासकार, राष्ट्रीय स्तर पर मान्यता प्राप्त कहानीकार, और पुरस्कार विजेता प्राथमिक विद्यालय शिक्षक, विश्वविद्यालयों, कॉर्पोरेट कार्यस्थलों और सामुदायिक संगठनों में कहानी सुनाना और संचार सिखाता है। उन्होंने कई मॉथ ग्रैंडस्लैम कहानी प्रतियोगिताएं जीती हैं और अपनी पत्नी के साथ मिलकर संगठन बनाया है बोलो दूसरों को उनकी कहानियों को साझा करने में मदद करने के लिए। 

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